Ya es un hecho conocido que cada vez más empresas recurren al home office por diversas razones: desde la reducción y el ahorro de costes operativos, el beneficio y la satisfacción de los empleados, … o, como se ha impuesto últimamente, como medida preventiva contra la propagación de la pandemia.
Sin embargo, trabajar desde casa conlleva varios retos, sobre todo si no estás acostumbrado o tu empresa no cuenta con la infraestructura tecnológica para llevar a cabo la transición. El principal de los retos tanto para ejecutivos como empleados es aprender a cómo administrar el tiempo entre el trabajo y la vida personal de manera eficiente. Ya que, si no podemos gestionar nuestro tiempo, podemos tener efectos perjudiciales en la productividad propia y la del equipo.
¿Has notado cómo algunas personas realizan todo en modo multitarea como un profesional y lo completan todo antes de tiempo? ¿Mientras que otros luchan por completar las tareas y siempre se pasan de la fecha límite? Administrar el tiempo no es un arte que haya que dominar. La gestión del tiempo es una habilidad en la que se aprende a utilizar el tiempo de forma productiva y eficiente.
Todo el mundo tiene formas diferentes de gestionar el tiempo; así que, si no estás seguro de cómo maximizar la eficiencia, aquí tienes algunas estrategias para administrar el tiempo que puedes probar y que de la mano de un CRM son mucho más sencillas.
Hacer un horario
Preparar un horario es esencial para alcanzar la máxima productividad.
Puedes dividir el horario en dos partes:
Un calendario mensual donde anotes todas las tareas, incluidas las reuniones por videollamada, los plazos de entrega, las reuniones familiares e incluso las citas con el médico durante todo un mes. De esta manera, podrás evitar reservar demasiadas actividades para un mismo día.
Bien puedes también llevar una lista de tareas diarias, que es igual a un calendario detallado para cada día de trabajo. La lista debe incluir todas las tareas, tanto las largas como las cortas, que estén relacionadas al trabajo y no.
Una vez preparada la lista de tareas, calcula el tiempo que necesitarás para completar cada una de ellas y clasifícalas en función de eso. De este modo, podrás empezar tu jornada laboral sin preocuparte de otras tareas.
La integración de una herramienta CRM puede ayudarte a organizar mejor tus actividades, sobre todo aquellas que son repetitivas y hacer de tu rutina en casa algo más llevadero.
Evita trabajar en exceso
Es fácil relajarse cuando se está en casa. Sin embargo, también es más fácil trabajar en exceso porque puedes no llevar la cuenta del tiempo real que le dedicas al trabajo mientras haces cosas de casa.
Recuerda que hay una hora fija para entrar y salir, y en la oficina lograbas saber cuál era la hora de cierre porque veías a los miembros de tu equipo marcharse. Sin embargo, cuando trabajas desde casa, no tienes estos indicadores.
Casi todas las tareas importantes pueden mantenerte ocupado, y puede que no te quede tiempo suficiente para tu vida personal.
Para evitar el exceso de trabajo puedes poner la alarma para el final del día, mantener tus dispositivos de trabajo alejados después de las horas de trabajo o pedir a otras personas que te avisen cuando sea el momento de parar.
Toma descansos regulares
¿Cree que tomar descansos entre el trabajo interrumpe el ritmo? Se ha demostrado que tomar descansos regulares mientras se trabaja desde casa aumenta la productividad en un 37%. Además, tomar descansos regulares es refrescante y puede ayudarte a lograr más durante un día de trabajo pesado.
Prepara un espacio de trabajo
Busca una silla cómoda, un escritorio, tus archivos y un portátil. Colócalos en un lugar con conexión a internet y tu espacio de trabajo estará listo.
Una vez que trabajar desde tu oficina en casa se convierta en una rutina, podrás pasar fácilmente de tu estado de ánimo relajado al modo de trabajo cada vez que entres en este espacio. Ya que tu mente crea una conexión física con el lugar y te ayuda automáticamente a concentrarte en el trabajo cada vez que entres a ese espacio.
Del mismo modo, designa actividades a cada rincón de la casa. Esto te ayudará a gestionar también las tareas domésticas.
Reduce las distracciones
Las distracciones están en todas partes, ya sea el ruido de la televisión, la música alta de tu vecino o los mensajes no relacionados con el trabajo de un compañero de trabajo. Las distracciones dificultan la concentración y, en consecuencia, afectan a la productividad.
Para hacer tu trabajo más eficiente, no olvides tomar descansos regularmente para evitar las distracciones causadas por el agotamiento. Poner algo de música o ruido blanco que te ayude a concentrarte o cambiar el teléfono a modo “no molestar” son algunas formas sencillas de reducir las distracciones. Procura informar a tus familiares o compañeros de piso sobre tu horario de trabajo para que no te molesten.
Asegura tu bienestar
Para algunos puede ser mentalmente agotador trabajar aislado. Por eso, como trabajador a distancia, tienes que cuidar tu salud mental y física.
Puedes empezar por participar en conversaciones con tus compañeros de trabajo, con las integraciones de mensajería que ofrece un CRM, las conversaciones con los compañeros son bastante más fáciles.
Pero también será mucho más provechoso hacer al menos 30 minutos de cardio al día, o elegir un pasatiempo del que puedas disfrutar los fines de semana.
No olvides dormir al menos ocho horas, y lo más importante, reserva tiempo para ti mismo y para compartir con tu familia, puede ser durante el desayuno, durante las tardes de ocio o a la hora de acostarse. La familia juega un papel muy importante mientras trabajas desde casa. Así que hablar con ellos abiertamente de tus preocupaciones, problemas y expectativas, te facilitará el trabajo.
Utiliza herramientas para administrar el tiempo
Existen variedad de herramientas que podrían ayudarte a entender tus horas más productivas, qué actividades te distraen y mucho más.
Un CRM es una caja de herramientas bien surtida viene acompañada de muchas otras herramientas que ahorran tiempo, pero que rara vez se utilizan y que realidad resultan altamente beneficiosas para trabajos home office.
CRM y Home Office
Tradicionalmente, el Home Office va de la mano de las soluciones en la nube que están optimizadas para trabajar de forma remota, todo lo que necesita es un computador e Internet. La infraestructura en la nube de los sistemas CRM garantiza una conectividad óptima y accesible a los servidores a través de Internet, sin necesidad de configurar y mantener configuraciones de red adicionales especializadas como un VPN.
Continuidad del negocio con el trabajo a distancia
La primera y obvia ventaja es que las aplicaciones basadas en la nube permiten el trabajo a distancia. Al compartir el almacenamiento, los flujos de trabajo y las herramientas en línea, los miembros del personal que trabajan a distancia pueden mantener un buen nivel de productividad desde la comodidad de sus hogares a través de un teléfono inteligente, una tableta o un ordenador portátil.
Comunicación constante
Como mencionábamos antes, garantizar el acceso remoto a los canales de comunicación de la empresa es fundamental para el éxito y la productividad del trabajo a distancia.
Un CRM es una herramienta que permite la vinculación de todas los empleados y el intercambio de información de forma óptima para mejorar la cooperación entre departamentos y servir al cliente eficientemente.
La charla en la máquina de café, la visita a un colega de otro departamento, el intercambio de ideas con tu jefe… Todo parecía normal hasta que te han “condenado” a trabajar en casa durante un periodo de tiempo más largo. Mantener el contacto con los compañeros no sólo es importante para la cooperación, sino también para la salud mental.
Las dificultades para comunicarse entre sí deben ser las mínimas posibles. Los empleados deben seguir entendiendo los objetivos y la utilidad de su trabajo para mantenerse motivados y ofrecer el mejor servicio a los clientes.
Una solución CRM completa tiene un panel de control, que puede o no ser configurado por los propios usuarios. Lo ideal es utilizar la integración de comunicación interna que provee el CRM. De esta manera, es posible informar a todos de manera uniforme sobre asuntos importantes, y también menos importantes, al mismo tiempo.
Registro de comunicaciones disponible en todo momento
Como decíamos, una herramienta CRM permite que los empleados puedan seguir comunicándose eficazmente entre ellos mismos, pero también con los clientes.
Con un CRM pueden atender las llamadas telefónicas entrantes en los números corporativas, pueden hacer llamadas telefónicas salientes, recibir y enviar mensajes de correo electrónico, o incluso dar servicio al canal de comunicación del chat web corporativo, todo ello sin comprometer la calidad del servicio al cliente prestado, y sin afectar la comodidad de los empleados.
El registro automático de todas las comunicaciones (grabaciones de llamadas, contenido y archivos adjuntos de los correos electrónicos, transcripciones de los chats web) garantiza la continuidad de las solicitudes de los clientes aceptadas y respondidas, y hace que los empleados y los directivos sientan como si todos trabajaran desde el mismo lugar.
El negocio como de costumbre
Con un CRM, todos los contactos, las empresas, los documentos, las oportunidades de venta, los embudos de venta, y todo lo que se necesita para seguir con las puertas de tu negocio abiertas está en la nube. En otras palabras, ya no se almacena nada en los ordenadores portátiles locales.
Esto significa que todo el mundo, desde su casa, tiene los mismos datos actualizados. Los procesos empresariales, los proyectos y el seguimiento de los clientes potenciales pueden continuar como si nada hubiera cambiado.
Protección de datos
Es clave tener en cuenta que trabajando desde casa no quieres que te pirateen el portátil y te roben datos sensibles. Al fin y al cabo, estás en tu red doméstica. Gracias a una herramienta CRM, los datos están en la nube y tanto los datos de cada uno de los empleados, como los de los clientes y la empresa permanecen todos seguros.
Un CRM, múltiples usos
Las empresas que aún no han implementado una política de trabajo flexible pueden encontrar la perspectiva desalentadora. Esto es especialmente cierto en el caso de las PYMES, donde una estrecha colaboración entre empleados y ejecutivos es primordial.
Pero el hecho es que esta modalidad de trabajo se considera cada vez más como una forma de elevar la moral, eficiente y atractiva para los mejores talentos.
Si todavía necesita convencerse del poder de las aplicaciones basadas en la nube, considere lo siguiente: podría reducir drásticamente el número de herramientas que utiliza actualmente.
Cuando se sabe que las empresas con menos de 1 000 empleados manejan una media de 22 aplicaciones personalizadas, se puede ver rápidamente lo beneficioso que puede ser centralizar sus operaciones en una única herramienta. Confiando en la tecnología adecuada, el trabajo a distancia en general no sólo es posible, sino que es productivo y satisfactorio.
